Lokale-finderen

Som assistent her på kontoret, hvor jeg har et fritidsjob, bliver jeg sat til lidt af hvert. Firmaet, jeg arbejder for, er et stort konsulentfirma, som har specialiseret sig i at lave store byggeprojekter. Lige fra hospitaler og broer til at udvikle fremtidige projekter i infrastruktur. De har en afdeling, hvor alle ingeniørerne arbejder på at implementere projekterne, de har. Og så har de en afdeling, hvor økonomer, geologer og den slags udvikler projekter og sender projektforslag til konkurrencer.

De arbejder meget internationalt. Fx nu er de ved at lave en bro et eller andet sted i de forenede Arabiske Emirater. Og i næste uge skal den anden afdeling indgive projektforslag på et hospital i Baghdad. Man ved det ikke, men den slags arbejde kræver meget forberedelse og utroligt mange møder. Både med mulige samarbejdspartnere fra andre lande, og med bygherrer, som ofte er stater og offentlige myndigheder. Og så skal der også holdes mange møder med dem, der finansierer projekterne. Det er jo ikke gratis at få bygget et hospital.

Jeg kender lokalerne

Derfor bliver jeg ofte sat til at finde velegnede mødelokaler eller konferencelokaler i København. Jeg skal også være receptionist, når møderne afholdes. Men det her med at finde lokaler er ikke altid nemt. Især hvis det er et hastemøde. Så kan jeg risikere, at alle mødelokaler er optaget. Og jeg er ved at være træt af at søge på mødelokaler København, eller konferencelokaler København. Jeg har efterhånden oparbejdet min egen liste med mulige steder, hvor jeg ved, at der findes gode lokaler. Det er en hjælp i arbejdet. Men jeg ved ikke helt, om det er lovligt. Jeg har hørt så meget om den her persondataforordning og er i tvivl, om jeg må have sådan en liste på min computer. Den er nødvendig for mig. Jeg skal jo finde lokaler til møder næsten hver eneste uge.

Jeg har spurgt hende, der er min chef om det. Hun ved det faktisk heller ikke. Hun er dog sikker på, at så længe vi ikke deler listen med nogen, så er det ok. Hun har selv en liste over restauranter og cateringfirmaer, som vi bruger, hvis der kun er tale om et frokostmøde eller et møde, som skal holdes i firmaets eget mødelokale.

Mødelokalet, som firmaet har, ligger nede i bygningens kælder. Det er ikke særligt hyggeligt, og akustikken er forfærdelig. Det bliver faktisk sjældent brugt, når der er gæster fra udlandet. Vi bruger det til interne personalemøder og til internt undervisningsbrug.

Når vi skal have møder med udlændinge, foretrækker vi, at mødet bliver holdt på ’neutral grund’ – altså et sted uden for firmaets vægge. Dem, der arbejder med projektudvikling, er glade for, at vi altid tager møder med mulige samarbejdspartnere på neutral grund. De siger, at det hjælper, at man sidder i et hyggeligt og komfortabelt rum, når de skal forhandle om arbejdsopgaver og budgetter. Det kan jeg sådan set godt forstå. Hvis et møde skal være effektivt, så skal rammerne om det være i orden. Man skal kunne høre, hvad der bliver sagt, og man skal føle sig godt tilpas.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

*
*
Website